• Először elkészítjük azt a műszaktervet, amelyik a legjobban megfelel a Prófétával előre jelzett HR-szükségletnek („parkettázó algoritmus”). Ha a munkavállalók munkaidőkeretének összege (a parketták összege) kisebb, mint a számított HR-görbe (az esetek többségében ez így történik), a parkettázó algoritmus a görbe alakját követi, még akkor is, ha a műszakterv a görbe alatt marad.

• Ezután hagyjuk, hogy a munkavállalók a pontszámukkal licitáljanak (kb. 10 napig).
  Ez otthonról is elvégezhető.

• Ezután jön a beosztási algoritmus, amely a megfelelő munkavállalót a megfelelő műszakokhoz rendeli.

• Az eredményt lehet elemezni: Van-e munkaügyi szabályszegés?
  Milyen a preferencialicitek elégedettségi aránya? (a kívánságok hány százaléka teljesült?)

• A bemeneti paraméterek módosítása után a beosztási algoritmus újra lefuttatható.
  Ez egyfajta „mi lenne, ha” kísérlet.

Hatékony Munkaerő Tervezés:
Munka-eloszlás görbe Predikcióval

Célunk, hogy a múltbeli adatok és trendek alapján a lehető legpontosabb képet adjuk a jövőbeli munkaerőigényről, minimalizálva a túlterhelést és az üresjáratokat.
Két fő módszert kínálunk: a forgalom-alapú és az innovatív létszám alapú predikciót.

Forgalom-alapú Előrejelzés

Ez a módszer a múltbeli forgalmi adatokon (pl. ügyfélszám) alapul, ahol a frissebb adatok nagyobb súllyal lesznek számításba véve. Lehetőség van a munkaszüneti napokat, ünnepeket és az áthelyezett munkanapokat automatikusan beállítani a TB naptár szerint, de manuálisan is szerkeszthető.

A “Tendencia érvényesítése” opció bekapcsolásával az előrejelzés még pontosabbá válhat. Ilyenkor a rendszer minden egyes előrejelzett adatpontot korrigál a hozzá tartozó múltbeli adatok egyedi növekvő vagy csökkenő tendenciája alapján.
Például, ha a korábbi időszakokban hétfő reggel 8 órakor a forgalom fokozatosan nőtt, a jövőbeli hétfő reggel 8 órai előrejelzések ezt a növekedést tükrözni fogják, feltételezve, hogy a trend folytatódik.

Létszám Alapú Előrejelzés

Az új létszám alapú előrejelzés a korábbi beosztásokban szereplő tényleges dolgozói létszámadatokat használja fel. Ennek nagy előnye, hogy ezek a beosztások gyakran már tartalmazzák a valós tapasztalatra épülő manuális kiigazításokat, így az ezekből készített predikció kevesebb utólagos módosítást igényelhet.

Ez a fajta előrejelzés a Facebook által fejlesztett Próféta (Prophet) algoritmust alkalmazza, amely kiválóan kezeli:

• Napi, heti és éves szezonális mintázatokat.
• Az ünnepnapok hatásait (opcionálisan beállítható, hogy ünnep- és munkaszüneti napokon szükséges-e előrejelzés).
• A “Tendencia érvényesítése” itt is elérhető: a rendszer figyelembe veszi a múltbeli létszámadatok általános növekedését vagy csökkenését, és ezt érvényesíti az előrejelzésben.

Az alábbi ábrán láthatjuk, hogy a Próféta milyen függvénykomponensek alapján készíti el az előrejelzést a kiválasztott időszakra. Ezek közül be- vagy kikapcsolható a “Tendencia érvényesítése”, ami a grafikonon “trend” névvel van feltüntetve.

Az eredmény pedig az alábbi képen látható. Pirossal jelezve az előrejelzett létszámigényt, zölddel pedíg ami a tényleges létszám volt az időszakban.

Műszak és Beosztás tervezés: Rostar

Mindenki a képességeinek és szaktudásának megfelelő munkát kell, hogy végezze,
amikor erre a munkáltatónak is szüksége van, a munkavállalónak is komfortos műszakbeosztásban.

Ezt a Rostar két fő lépésben teszi meg:

1. Az első a becsült munkamennyiség időbeli eloszlását mutató görbékhez optimálisan igazodó, a rendelkezésre álló emberi erőforrásokat figyelembe vevő, úgynevezett műszakterv elkészítése.
2. A második az így létrejött műszakterv „beültetése” az állományban lévő dolgozókkal, vagyis a beosztás elkészítése. E folyamat során a következő szempontokat vesszük figyelembe:
   • Munkaügyi szabályok betartása.
   • Optimális műszakterv „lefedettség”.
   • Egyenletes munkaóra terhelés a kötelező munkaidőt szem előtt tartva.
   • Dolgozói preferenciák figyelembe vétele, vagy az egyenlített délelőtti/délutáni és hétvégi terhelés biztosítása.
   • A CsiriBiri-ben megnyert szabadságok és egyéb távollétek kezelése.

Rostar oktatóvideó:

Távollétek és oktatások kezelése

A CsiriBiri-ben igényelt és megnyert szabadságok ill. egyéb távollétek fontos bemenő adatai a beosztáskészítésnek.

Alapvetően munkaszerű és nem munkaszerű távollét típust különböztetünk meg:

• A munkaszerű távollét ugyanolyan elszámolású, mint egy műszak. A munkaideje megegyezik a dolgozó alapidejével pl.: 6 óra, részmunkaidős esetén 4 óra vagy főállásban 8 óra ill. nem tervezett betegség esetén a tervezett műszak örökölt hossza. Ezekre a távollétekre ugyanúgy vonatkoznak a munkaügyi szabályok, mint a műszakokra.
  A leggyakrabban használt munkaszerű távollét az évi rendes szabadság és a betegszabadság.
• Nem munkaszerű szabadság pl. a fizetés nélküli szabadság.

A távollétek típusát és a felületen megjelenő szín jelölést a felhasználó adhatja meg.

Létszámterv import Prófétából

Ha korábbi ténybeosztás alapján készítettünk előrejelzést a Prófétával, akkor az eredményt egyből importálhatjuk a Rostar-ba mint létszámterv.

Ha viszont forgalmi adatok alapján készítettük az előrejelzést akkor előtte a SEC létszámigény számító funkciójának segítségével kell átalakítanunk a forgalmi adatokat létszámmá.

A beolvasott létszámgörbét felhasználva fogja tudni elkészíteni a Rostar a műszaktervet.

Műszakterv készítés

A műszakterv elkészítésére két féle lehetőségünk van:

Automatikus:
A létszámterv görbe optimális burkolásával készül, A dolgozói erőforrások, mint “gerendák” felhasználásával, betartva a munkaügyi szabályokat. Az előállt automatikus műszakterv igény szerint kézzel szerkeszthető.

Manuális/Kézi:
A szerkesztő segítségével kialakíthatjuk akár az egész műszaktervet kézzel.
Tetszőleges időpontra, tetszőleges hosszúságú és tetszőleges skillbe tartozó műszak gerendákat hozhatunk létre (hossszú évek tapasztalata alapján). A gerendák elhelyezését számtalan UI funkció segíti (pl.: drag and drop).

Irányított Beosztástervezés az Attribútum Szerkesztővel

A Műszak Attribútumok segítségével korlátozhatjuk, hogy egy adott dolgozó milyen műszakokat kaphat meg. Ez lehetővé teszi a beosztó algoritmus “irányítását” és finomhangolását, így a dolgozók speciális igényei és más működési sajátosságok is figyelembe lesznek véve.

Alapértelmezés szerint egy dolgozó bármilyen műszakot megkaphat, amennyiben az nem ütközik munkaügyi szabályokba, a műszak hossza megegyezik (a dolgozók fül alatt látható) alapidejével, és rendelkezik a műszakhoz szükséges képességekkel.
Az attribútumok ezen felül kínálnak egy újabb réteget a testreszabáshoz. Segítségükkel korlátozhatjuk, hogy egy dolgozó milyen típusú műszakokra legyen beosztható egy adott napon vagy általánosságban. Például, ha egy dolgozó csak bizonyos napszakokban tud munkát vállalni, vagy speciális igényei vannak a műszakok hosszát illetően, ezeket attribútumokkal egyszerűen kezelhetjük.

Attribútumok létrehozása és szerkesztése

Az attribútumokat a “Műszak Attribútumok” fül alatt kezelhetjük. Itt hozhatunk létre új attribútumokat, vagy módosíthatjuk a már meglévőket a sarokban található gomb segítségével.

Az attribútumok létrehozásakor megadhatjuk a nevét, rövid nevét, és egy részletesebb megjegyzést is fűzhetünk hozzá. A feltételek szerkesztésekor logikai operátorokkal (“LEGALÁBB EGY”, “ÖSSZES”) és különböző paraméterekkel (kezdő időpont, műszak nettó vagy bruttó hossza) finomíthatjuk a szabályokat.

Néhány példa az attribútumok definiálására:

• Egyszerű attribútum: Ilyen lehet például a “Délután”, amely meghatározza, hogy a dolgozó csak délutános műszakot kaphat.

• Összetett attribútum: Kombinálhat több feltételt is. Például a képen látható attribútum azt jelenti, hogy a dolgozó vagy 12:00 után kezdődő, legalább 8 órás műszakot kaphat, vagy 12:00 előtt kezdődő, maximum 8 órás műszakot.

Attribútumok hozzárendelése dolgozókhoz

Az attribútumok igazi ereje abban rejlik, hogy konkrét dátumokhoz és dolgozókhoz rendelhetjük őket.

A naptár nézet segítségével minden dolgozónak napra pontosan megszabható, hogy az adott napon milyen attribútumok legyenek érvényben számára, amit a drag-and-drop módszer használata tesz egyszerűbbé.
Lehetőségünk van egy napra akár több attribútum hozzárendelésére is.
A megszokott többszörös kijelölési módszereket is alkamazhatjuk (a CTRL és a SHIFT gomb használatával). Így könnyen rendelhetünk egyszerre akár több dolgozóhoz és több napra is ugyanazt az attribútumot.

Prioritásos attribútumok

Amennyiben egy attribútumot “prioritásosként” jelölünk meg (a szerkesztőablakban található kapcsolóval), az ezzel rendelkező műszak-dolgozó párok előnyt élveznek a beosztás során. Ez azt jelenti, hogy a rendszer őket próbálja meg először beosztani, biztosítva ezzel a kulcsfontosságú igények kielégítését.

Beosztáskészítés

Beosztási paraméterek:

• Törlési faktor:
  Az algoritmus akkor ér véget, ha minden műszakhoz találtunk dolgozót. Ennek a valószínűsége, mármint hogy pontosan annyi dolgozót olyan óraszámokkal, olyan képességekkel sikerül inputként megadni, amennyire a műszak oldalnak szüksége van, nagyon csekély. Emiatt szükség van a műszakszám futás közbeni korrekciójára.
  Ezt szolgálja a törlési faktor. Ahogy neve is mutatja, ha a próbálkozások során egy műszakkal már egy küszöbértéknél többször próbálkoztunk, akkor azt kivesszük a „játéktérből”, kvázi töröljük.
  Ez a küszöbérték nyilván függ a beosztandó műszakok számától. Alapesetben a törlési faktor értéke=1, azaz ha 600 beosztandó műszakunk van, akkor bármelyik műszak 600 hozzárendelési (dolg_id párosítás) kísérlete után törlődik. Ha pl. a törlési faktort megváltoztatjuk 2-re, akkor 1200 stb… Ez a módszer abból a feltételezésből indul ki, hogy a beültetések általában dolgozói erőforrás oldalról nézve alul-tervezettek, azaz több műszak van, mint az azok ellátásához szükséges humán erőforrás.
  Az értéke lehet 0 és 1 közötti nem egész szám is (pl. 0.5, 0.75, stb.)
  A változó nagyobb értékre állításával a futási idő hosszabb lesz, a beosztás pontossága pedig jobb, ellenkező esetben gyorsabb, de pontatlanabb eredményt érhetünk el.
  
• Preferencia elfogadási sáv:
  Az az idősáv, amin belül a pontok egyre csökkenő mértékű „átszivárgása” értelmezett.
• Preferencia hatáscsökkenés:
  A szomszédos műszakkezdések hányadrész pontot kapnak az átszivárgás során. Pl. ha 50%, akkor a sávon belül a szomszédos időpontok az előző felét kapják csak. A 100% az eredetileg kiválasztott időpont. Pl. ha valaki reggel 8 órára licitál 60 ponttal és az elfogadási sáv szélessége 1,5 óra, a hatáscsökkenés pedig 50%, akkor 7 órára és 9 órára 30 pont 6h30-ra és 9h30-ra 15-15 pont. Távolabbi műszakkezdésekre 0, mert a sávszélesség csak 1,5 óra.

Az időszak mentése adatbázisba művelet után a CSB (CsiriBiri) számára is „láthatóvá” válik a RoStar beosztás eredménye.

A nézet menüpontban nagyobb időhorizontot (havi) is választhatunk a jobb áttekintés érdekében:

Munkaügyi szabályok: A munkaügyi szabályoknak való megfelelést a Roster alkalmazás ellenőrzi.

• A műszak utáni pihenőidő (x óra) kevesebb a kötelezőnél.
• Az egymást követő munkanapok száma (x nap) nagyobb a megengedettnél.
• Nincs havonta 1 szabad vasárnap.
• A leghosszabb egybefüggő heti pihenőidőnek (x óra) egy teljes naptári napot kell tartalmaznia.
• A leghosszabb egybefüggő heti pihenőidő kevesebb, mint x óra.
• A leghosszabb egybefüggő heti pihenőidő átlaga kevesebb, mint x óra, stb.

A munkaügyi szabályozás az algoritmus számára kötelezően alkalmazandó.
Példák a munkaügyi szabályozásokra, amelyek országonként eltérőek lehetnek.
Ezek paraméterezhetők, pl. Magyarországon a megengedett egybefüggő munkanapok száma 6, Ausztriában és Romániában 5.

Kiértékelés

Ha nem találjuk megfelelőnek az elkészült beosztást, és finomhangolásra lenne szükség, akkor kezdjük újból, a Műszakterv készítés lépéstől.

Kézi beosztás készítés kisebb csoportok számára

A RostEdit alkalmazás célja a könnyű és gyors havi beosztás készítés gyorsgombokkal, többszörös kijelöléssel és folyamatos szabályellenőrzéssel kiválasztott ügyintézőkre vagy csoportokra.

Az alkalmazás lehetséges felhasználói

• Olyan beosztástervező személyek, akik eddig Excelben vagy más alkalmazás segítségével készítették a beosztást szabályellenőrzés nélkül.
• Olyan kisebb csoportok (10-50 fő), ahol a dolgozókra rá lehet bízni a beosztásuk megtervezését minimális külső beavatkozással, a dolgozói elégedettség növelése érdekében.

Felhasználási módok

Az alkalmazásnak két különálló felhasználási módja van a bejelentkezett felhasználó jogától függően:

1. Adminisztrátor felület
2. Kiscsoportos beosztó

Adminisztrátor felület:

Ebben a módban az adminisztrátor jogú felhasználó kiválaszthat csoportokat vagy dolgozókat, és tetszés szerint módosíthatja őket. Lehetőség van szabadság, normál-, import-, export-, fix műszak és oktatás létrehozására. Használhatja a szabadság szerkesztő felületet és kritikus időpontokat is állíthat (hogy megmutassa, hányan dolgoznak a beállított időpontban).

Kiscsoportos beosztó:

Hasonló az előző módhoz, de korlátozott lehetőségekkel. Csoporttagok, csoport adminisztrátorok és “megfigyelő” jogú felhasználók érhetik el. A műszakszerkesztő felületen csak normál műszakot tudnak létrehozni és törölni. Itt előre elkészített műszakterv alapján tudják követni, hogy melyik nap milyen kezdéssel kellenek még műszakok. Szabadságot kezelni a szabadság szerkesztő módban csak nyitott időszakban tudnak. Itt napi és havi keret segíti a kitöltést.

Folyamatos kapcsolat

Egyidejűleg több felhasználó is módosíthatja ugyanannak a csoportnak a beosztását, ezért websocket kapcsolatot használ az alkalmazás, hogy mindenki ugyanazt a beosztás az állapotot lássa.